12 Wzorów i Przykładów Skutecznych Zasad Anulowania Rezerwacji w Salonie Fryzjerskim

Zasady anulowania wizyt w salonie są jednym z najważniejszych narzędzi w przypadku niestawienia się klienta lub anulowania wizyty w ostatniej chwili. Idealnie byłoby, gdyby każda umówiona wizyta nigdy nie musiała być odwoływana lub zmieniana. Ale wiesz już, że prowadzenie salonu oznacza, że musisz liczyć się z nieoczekiwanymi zdarzeniami.

Zdecydowanie nie żyjemy w idealnym świecie. Posiadanie jasnych zasad da Twojemu personelowi i klientom wskazówki i narzędzia niezbędne do radzenia sobie z takimi sytuacjami. Dzięki temu wszyscy będą traktowani sprawiedliwie i nikt nie straci okazji do skorzystania z usług i umówienia się na wizytę, której potrzebuje.

Przejdź do Wybranej Sekcji (tabeli treści)

1. Zacznij od Zasad Rezerwacji
2. Dlaczego Polityka Anulowania Rezerwacji w Salonie Jest Ważna?
3. Co Powinna Zawierać Twoja Polityka?
4. Wzory Zasad Anulowania Rezerwacji w Salonie
5. Jak Skutecznie Wdrożyć Politykę Anulowania Rezerwacji?
6. Wnioski

Zacznij od Zasad Rezerwacji

To może wydawać się oczywiste, ale zdziwisz się, jak wiele salonów zapomina o tym kroku. Prosta, ogólna polityka rezerwacji mówi klientom i stylistom, czego mogą się spodziewać, już na samym początku. Przyjrzyjmy się bliżej temu, co powinna zawierać polityka rezerwacji.

Ogólne zasady rezerwacji w salonie powinny obejmować następujące kwestie:

• Akceptacja zasad: Powinna zawierać stwierdzenie, że dokonując rezerwacji w Twoim salonie, każdy klient akceptuje poniższe zasady. Pomoże to uniknąć późniejszych nieporozumień i sporów.
• Polityka anulowania rezerwacji: Większość salonów wymaga minimum 24-godzinnego wyprzedzenia, aby odwołać lub zmienić termin wizyty. Po upływie tego czasu, aby pokryć swoje straty, zazwyczaj pobiera się co najmniej 50% opłaty za usługę. Kwota ta jest często wyższa, jeśli klient zarezerwował kilka usług podczas jednej wizyty.
• Polityka dotycząca formularzy przed zabiegiem: Ze względów bezpieczeństwa i w zależności od oferowanych usług, niektóre salony wymagają od klientów wypełnienia formularzy przed zabiegiem przed wizytą. Jeśli formularze te nie zostaną wypełnione, salon ma prawo odmówić wykonania usługi.
• Polityka odmowy wizyt: To również wiąże się z kwestią zdrowia i bezpieczeństwa. Twój salon ma prawo odmówić wykonania usługi z powodu jakichkolwiek problemów, takich jak wszawica, infekcje skóry, otwarte rany itp. Może to być również rozszerzone o środki zaradcze, takie jak odmowa obsługi osób z ciągłym kaszlem lub gorączką.
• Polityka reklamacji i powtórzeń: Należy opracować jasny proces, który pomoże pracownikom i klientom w przypadku konieczności złożenia reklamacji lub prośby o powtórzenie usługi. Większość salonów ma krótki czas (zazwyczaj 24 lub 48 godzin) na złożenie wniosku o powtórzenie.
• Polityka dotycząca późnego przybycia: Nie pomijaj tej kwestii - zdziwisz się, jak często się ona pojawia. Większość salonów przewiduje 15-minutowy "okres prolongaty" dla spóźnialskich. Jeśli ktoś pojawi się po 15 minutach, wizyta jest zazwyczaj traktowana jako niestawienie się.
• Zasady postępowania w przypadku niestawienia się: Są to najgorsze scenariusze, którym za wszelką cenę chcesz zapobiec i zniechęcić do ich realizacji. Pamiętaj, aby wysyłać klientom przypomnienia o wizycie na 24 i 48 godzin przed umówionym spotkaniem (oprogramowanie salonu może automatycznie zadbać o to). Za niestawienie się na wizytę pobierana jest zazwyczaj opłata w wysokości 100% ceny wizyty.
• Opłata rezerwacyjna: Wiele salonów pobiera opłatę rezerwacyjną (od 25-50% opłaty za usługę) w momencie dokonywania rezerwacji. Dzięki temu masz pewność, że nikt nie zapomni o wizycie i nie odwoła jej, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Po wizycie możesz po prostu odliczyć tę opłatę od opłaty za usługę.

Dlaczego Polityka Anulowania Rezerwacji w Salonie Jest Ważna?

Za każdym razem, gdy ktoś umawia się na wizytę w Twoim salonie, zobowiązuje się do pojawienia się w tym czasie. Twój salon obiecuje, że pracownicy będą gotowi na umówioną godzinę. Jeśli wszystko działa tak, jak powinno, klienci mają możliwość skorzystania z usług, pracownicy mają wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się i wszyscy na tym wygrywają. Dlatego właśnie umawianie wizyt jest bardzo ważne.

Właściciele salonów muszą również przewidywać nieoczekiwane sytuacje, takie jak spóźnienia lub odwołania wizyt. Posiadanie polityki dotyczącej takich zdarzeń da pracownikom wskazówki, których potrzebują, aby wprowadzić poprawki do planu lub poradzić sobie z trudnościami w ostatniej chwili. Dzięki temu Twój salon będzie wyglądał bardziej profesjonalnie. Dodatkowo, jeśli klient odwoła wizytę bez wcześniejszego powiadomienia (wiele salonów wymaga co najmniej 24-godzinnego powiadomienia), możesz wprowadzić opłatę za anulowanie wizyty. Może to być bardzo ważne, gdy starasz się zmaksymalizować liczbę umówionych wizyt i uniknąć strat wynikających z luk w kalendarzu.

Czy fryzjerzy mogą pobierać opłatę za anulowanie wizyty? W rzeczywistości większość salonów posiada zasady umawiania wizyt, które przewidują opłatę za anulowanie lub zmianę rezerwacji. Najczęściej zawiera ona tekst o następującej treści:

"W przypadku konieczności odwołania lub zmiany terminu wizyty, prosimy o poinformowanie nas o tym z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem. Jeśli zapomnisz lub odwołasz wizytę bez 24-godzinnego powiadomienia, prosimy o zrozumienie, że będzie to skutkowało naliczeniem opłaty".

Większość salonów wymaga podania informacji o karcie kredytowej klienta i właśnie z tego powodu przechowuje kartę kredytową w momencie dokonywania rezerwacji. Należy pamiętać, że niektórzy klienci mogą skontaktować się ze swoimi bankami i twierdzić, że nie dokonali żadnych zakupów, gdy pobierana jest opłata za anulowanie rezerwacji, dlatego należy liczyć się ze wzrostem liczby zwrotów opłat w takich przypadkach.

Co Powinna Zawierać Twoja Polityka?

Najlepsze zasady anulowania rezerwacji dają pracownikom i klientom możliwość dokonania zmian z odpowiednim wyprzedzeniem, jeśli muszą zrezygnować. Określenie ram czasowych, w których można odwołać lub zmienić usługę bez ponoszenia kary spowoduje, że klienci będą mieli możliwość skorzystania z usług i upewnią się, że pracownicy nadal będą w stanie obsłużyć umówione spotkanie. Większość regulaminów salonów pozwala na zmiany z 24-godzinnym wyprzedzeniem. Jeśli masz listę oczekujących na usługi, być może będziesz musiał wziąć to pod uwagę.

Jeśli klient musi odwołać wizytę w ostatniej chwili, upewnij się, że istnieje procedura umożliwiająca odwołanie wizyty w jego imieniu. Najlepszą praktyką jest upewnienie się, że klient rozumie zasady odwoływania spotkań w momencie ich rezerwowania. Przed umówionym spotkaniem z klientem poproś go, aby przeczytał i podpisał zasady anulowania spotkania oraz jasno określił wszelkie opłaty, które mogą z tego wyniknąć. Możesz również dać im kopię tej strony dla ich dokumentacji. Wizyty są bardzo ważne i pochłaniają czas zarówno pracowników, jak i klientów. Zasady anulowania wizyt są sposobem na potwierdzenie, że cenicie sobie nawzajem swój czas i mogą pomóc w budowaniu relacji opartych na zaufaniu i szacunku.

Kolejną rzeczą, którą należy uwzględnić, jest czas przybycia na wizytę. Wykonanie większości usług w salonie zajmuje trochę czasu i nie chcesz, aby ktokolwiek przegapił możliwość spotkania się ze swoim stylistą na czas. Późne przybycie może przesunąć termin wizyty w czasie. W większości przypadków 15-minutowe okienko to rozsądna ilość czasu. Pomaga to utrzymać płynność pracy, co może być bardzo ważne w pracowite dni, takie jak weekendy, lub gdy chcesz uniknąć sytuacji, w której osoby z listy oczekujących stracą szansę na skorzystanie z usługi. Przybycie na czas jest tak samo ważne jak przybycie w ogóle.

Wzory Zasad Anulowania Rezerwacji w Salonie

Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, poniżej znajdziesz przykładowe zasady anulowania wizyt w salonie. Możesz wprowadzić własne poprawki do tych informacji, aby dostosować je do potrzeb Twojego salonu:

24-Godzinne Zasady Anulowania Rezerwacji

Chcemy poświęcić każdemu klientowi tyle czasu i uwagi, na ile zasługuje w związku z wykonaną usługą. Rozumiemy, że czasami pojawiają się okoliczności i trzeba zmienić plany. Jeśli musisz odwołać lub przebukować wizytę, prosimy o co najmniej 24-godzinne zawiadomienie. Odwołanie lub spóźnienie się na wizytę bez 24-godzinnego powiadomienia spowoduje obciążenie części lub całości kwoty za usługę.

Prosimy o zrozumienie, że czas wizyty został wyznaczony tylko dla Ciebie. Umówienie się na wizytę w salonie oznacza, że zarezerwowaliśmy miejsce i stylistę specjalnie dla Ciebie. Terminy umawiania się na usługi pomagają nam upewnić się, że klienci nie przegapią okazji do skorzystania z usług. Dlatego chcemy się upewnić, że wszyscy są dostępni, aby wypełnić ten termin.

Jeśli odwołasz wizytę bez uprzedniego powiadomienia z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, zostaniesz obciążony kosztami w wysokości 50% wartości usługi. W przypadku niestawienia się na wizytę naliczone zostanie 100% wartości usługi.

W zależności od zarezerwowanych usług, w przypadku wielu usług na jednej wizycie, odwołanie wizyty bez 24-godzinnego powiadomienia spowoduje naliczenie opłaty w wysokości 100% kwoty usługi podstawowej i 50% kwoty usługi dodatkowej.

Opłata za anulowanie rezerwacji oraz wszelkie opłaty za usługi zostaną pobrane z karty kredytowej użytkownika.

Nasza polityka rezerwacji salonów oraz polityka anulowania wizyt w salonach fryzjerskich ma na celu zapewnienie, że będziemy mieli możliwość obsadzenia wolnych miejsc w ostatniej chwili. Nie chcemy, aby klienci znajdujący się na liście oczekujących stracili szansę na zarezerwowanie terminu lub skorzystanie z usługi. Prosimy o zrozumienie, że zależy nam na zapewnieniu jak najwyższego poziomu usług podczas wizyt u nas.

Aby ułatwić bezproblemowe rezerwowanie i odwoływanie wizyt dokonywanych w naszym oprogramowaniu dla salonów, nasz salon wymaga podania karty kredytowej podczas rezerwacji usługi. W przypadku niektórych usług obowiązują zasady dotyczące rezygnacji z depozytu. Depozyt ten zostanie doliczony do ostatecznej kwoty za usługę w dniu umówionej wizyty.

Jeśli musisz zrezygnować z usługi z powodu nagłej potrzeby osobistej lub medycznej, skontaktuj się z nami jak najszybciej, a my zdecydujemy, jak najlepiej postąpić.

Polecamy również zapoznanie się z naszym wpisem na temat Otwarcie Salonu Fryzjerskiego

Jak Skutecznie Wdrożyć Politykę Anulowania Rezerwacji?

• Korzystaj z oprogramowania dla salonów i wyprzedzaj odwołania i niestawiennictwa: Śledź terminy wizyt, wysyłaj potwierdzenia na 48 godzin i przypomnienia na 24 godziny. Zapobiegnie to niestawianiu się, odwoływaniu wizyt i spóźnianiu się klientów na umówione spotkanie.
• Przyjmuj depozyty i płatności online: Pytaj o karty kredytowe, pamiętaj o przyjmowaniu depozytów za umówione spotkania i korzystaj z metod płatności online przy rezerwacji usług. Ludzie będą mniej skłonni do zapominania lub odwoływania wizyt w salonie, jeśli już zapłacili część kwoty za usługę za pomocą karty kredytowej.
• Rozważ wyjątki dla lojalnych klientów: Czasami zadowolenie lojalnego klienta jest ważniejsze niż trzymanie się ścisłych kryteriów polityki. Lojalni klienci salonu mogą od czasu do czasu mieć prawo do anulowania umówionych wizyt w czasie krótszym niż 24 godziny. Chodzi tu o budowanie i utrzymywanie relacji.
• Stosuj politykę "2 uderzeń": Polityka "dwóch uderzeń" w odniesieniu do odwoływania wizyt pomoże Ci ustalić zasady, nie będąc przy tym zbyt surowym. Może chcesz dać ostrzeżenie za pierwszym razem i zachować je w aktach. Następnie należy obciążyć kartę kredytową klienta opłatą, jeśli sytuacja się powtórzy. Niektóre salony stosują również politykę "uderzeniową" w przypadku niestawienia się na wizytę, co uniemożliwia im rezerwację usług po tak wielu nieudanych wizytach.
• Poinformuj nowych klientów: Większość odwołań i nieobecności będzie pochodziła od nowych klientów. Nie przegap okazji, aby od razu zapoznać ich z Twoimi zasadami. Miej pod ręką kopię regulaminu, aby mogli się z nim zapoznać zaraz po zarezerwowaniu usługi w salonie lub online. Upewnij się, że je rozumieją i podpisują się pod nimi.

Nie przegap naszego bloga na temat Jak Ograniczyc Liczbe Nieobecnosci w Saloniefryzjerskim.

Wnioski

Pamiętaj, że jasne zasady anulowania rezerwacji w salonie to najlepszy sposób na uniknięcie nieporozumień i zranionych uczuć. Kryteria polityki Twojego salonu powinny obejmować większość sytuacji, ale nadal pozwalać pracownikom lub kierownictwu na elastyczne podejście do lojalnych klientów, jeśli jest to właściwe. Przede wszystkim jednak upewnij się, że wszelkie zmiany w polityce firmy są wprowadzane podczas spotkań z pracownikami. Pomoże im to w osiągnięciu maksymalnego profesjonalizmu i wyjaśnieniu wszystkiego klientom.

Wprowadzenie zasad dotyczących odwoływania wizyt w salonie ułatwi wszystkim życie. Pomoże Ci to uniknąć strat finansowych związanych z niestawieniem się na wizytę. Pomoże to również zachęcić klientów do informowania Cię z odpowiednim wyprzedzeniem o konieczności wprowadzenia zmian w umówionych wizytach lub usługach. W ten sposób nie przegapisz okazji do zapełnienia pustego miejsca w swoim grafiku.

Jeśli spodobały Ci się te pomysły lub masz inne, które wykorzystałeś w przeszłości do promocji swojego salonu, podziel się nimi ze społecznością Belliata w sekcji komentarzy poniżej. Chętnie odpowiemy również na Twoje pytania.